Wentzel Dr. geht den nächsten Schritt bei der zukunftsorientierten Professionalisierung der Immobilienverwaltung. Eine neue Verwaltungssoftware ermöglicht durch (Teil-)Automatisierung etwa der Kommunikation von Abrechnungen oder Aufträgen ein höheres Service-Level sowie einen schnellen und transparenten Workflow.
„Es geht um schnelleren Zugriff und einfachere Suche, um höhere Transparenz und zeitnähere Reaktion!“ Für Carsten Jonas, Geschäftsführer bei Wentzel Dr., stellt sich die Frage nach dem Nutzen der eingeleiteten Digitalisierung der Immobilienverwaltung, des Dokumentenmanagements und der Kommunikation mit den Kunden überhaupt nicht.
Dokumente werden zu Daten
„Die Digitalisierung der Arbeitswelt gerade in der Dienstleistungsbranche geht stetig voran.“ Digitalisierung bedeutet, dass Dokumente und Belege zu Daten werden – etwa durch das Einscannen von Rechnungen, Miet- oder Wartungsverträgen. Der Zugriff auf diesen Datenpool – um das Budget zu überprüfen, Daten für das Finanzamt zusammenzustellen oder die Miete zu erhöhen – gelingt am Computer deutlich schneller und effizienter, als die Suche nach dem passenden Ordner im Kellerarchiv.
Bereits seit vier Jahren im Einsatz ist die Verwaltungssoftware iX-Haus. Hier wird nun die aktuelle Version integriert. Die Verwaltungssoftware dient der Buchhaltung, erlaubt integrierte Abrechnungen, automatische Mietanpassung, beinhaltet Stammdaten zu Flächen, Personen und Verträgen, ermöglicht Schriftverkehr und Mietvertragserstellung aus den Stammdaten oder auch die integrierte Kautionsverwaltung.
Ergänzend zu diesem Verwaltungsprogramm iX-Haus wird nun iX-Haus plus eingeführt. Über dieses Programm erfolgt die serviceorientierte Erfassung von Meldungen seitens der Eigentümer und Mieter, die Auftragsvergabe an Dienstleistungsunternehmen (Ticketsystem) wie auch die digitale Erfassung der Serviceverträge, wie etwa der Wartungsverträge.
Dokumentenmanagementsystem schafft Transparenz
Die Potenziale von iX-Haus und iX-Haus plus werden erst richtig ausgeschöpft durch das ebenfalls neue Dokumentenmanagementsystem DocuWare, das die vollständige Digitalisierung der Geschäftsprozesse umsetzt. Zunächst werden die im Unternehmen anfallenden Dokumente – egal, ob digital oder in Papierform – lokalisiert, erfasst (ggfs. durch Einscannen) und einheitlich geordnet im zentralen Archiv des elektronischen Dokumentenmanagements abgelegt.
Künftig werden etwa Rechnungen für Müllabfuhr, Hausmeister oder von Versicherungen gescannt – sofern sie nicht bereits als Datei ins Haus kommen – und erfasst. Das System ist lernfähig und identifiziert zunehmend den Inhalt der Rechnungen: Wer ist der Kreditor? Wer ist im Hause der Bearbeiter?
Das Dokument wird nach der Erfassung gleich dem Bearbeiter zugeschickt, die Kontonummer wird bereit gestellt und ein Vorgang vorgeschlagen – etwa die Überweisung.
Digitaler Dokumenten- und Datenpool entsteht
Der Sachbearbeiter kommt also morgens ins Büro, macht den Computer an und sieht am Bildschirm: Sechs Rechnungen eingetroffen samt Vorschlag, wie viel an wen überwiesen werden kann. Der Bearbeiter kann das Dokument nach Bearbeitung mit einer digitalen Notiz versehen (erledigt oder zu tun ist:…) und entweder ablegen oder mit einer Aufgabenstellung an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten – samt Fälligkeitstermin und Erinnerung.
Ohnehin erlaubt das elektronische Dokumentenmanagement, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig dasselbe Dokument lesen und bearbeiten – ohne das ein Chaos durch unterschiedliche Dokumentversionen entsteht. Grundsätzlich soll künftig mit allen eingehenden Briefen, eMails oder Faxen so verfahren werden. Dieser Dokumenten- und Datenpool ist kompatibel mit betriebswirtschaftlicher Software (ERP), Programmen für Finanzbuchhaltung oder Kundenbeziehungsmanagement (CRM) wie auch eMail-Systemen.
„Wichtig ist, den Prozess einzuleiten“
„So bekommen wir im Unternehmen bei der Abarbeitung von Aufgaben oder zur Auslastung von Budgets einen besseren Überblick über den Stand der Dinge“, erklärt Jonas. „Die Digitalisierung sorgt für einen flotteren und transparenteren Workflow.“ Es verbessere sich auch die Vertretungssituation, da sich Kollegen bei nicht anwesenden Mitarbeitern einloggen könnten. Jonas: „Natürlich werden wir die Effizienzgewinne nicht sofort verbuchen können. Wichtig ist, den Prozess einzuleiten und auszubauen. Wir wollen ein höheres Service-Level bieten.“
